Nummernkreise
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Im Administrationsbereich > Firmeneinstellungen > Nummernkreise haben Sie die Möglichkeit, Nummernkreise zu erstellen, um neu erstellten Dokumenten und Stammdatensätzen automatisch Nummern zuzuweisen. Sie dienen der einfachen Zuordnung einzelner Belegarten und Stammdaten aus den Bereichen Vertrieb, Beschaffung, Finanzen und IT. Sie können für verschiedene Datentypen unterschiedliche Nummernkreise definieren. Beispielsweise können Ihre Rechnungen eine andere Kennzeichnungsweise haben als Ihre Verkaufsberichte.
Standardmäßig sind Vorschläge für Nummernkreise bereits in Ihrem System enthalten, können jedoch beliebig angepasst werden.
Administrationsbereich > Firmeneinstellungen > Nummernkreise: Definieren von Zahlenbereichen für Vertrieb, Beschaffung, Finanzen und IT (Administration)
Bereich der Nummernkreise
Wenn Sie in Backstage einen neuen Datensatz oder ein neues Dokument erstellen, verwendet das System automatisch den zugewiesenen Nummernbereich, um dessen Nummer zu generieren.
Sie können benutzerdefinierte Nummernbereiche für die folgenden Arten von Daten und Dokumenten definieren:
Vertrieb
| Kunden | Nummern Ihrer Kunden |
| Partner | Nummern Ihrer Vertriebspartner (andere Agenturen oder Unternehmen, die Ihre Medien verkaufen) |
Beschaffung
| Urheber | Nummern Ihrer Urheber, Beschaffungspartner sowie Urheberpools / Syndikationen |
| Urhebervertragsnummern | Vertragsnummern Ihrer Urheber |
| Partnervertragsnummern | Vertragsnummern Ihrer Beschaffungspartner |
| Poolvertragsnummern | Vertragsnummern Ihrer Urheber-Pools/Syndikationen |
Finanzen
| Artikel | Nummern Ihrer Medien- und Dienstleistungsartikel |
| Artikelgruppen | Nummern Ihrer Artikelgruppierungen |
| Preisangebote | Nummern Ihrer Produkt- und Dienstleistungsangebote |
| Aufträge | Nummern Ihrer Auftragsbestätigungen |
| Lieferscheine | Nummern Ihrer Lieferscheine |
| Rechnungen | Nummern Ihrer Rechnungen an Medienkäufer |
| Gutschriften | Nummern Ihrer Gutschriften an Medienkäufer |
| Stornos | Nummern Ihrer Stornierungen an Medienkäufer |
| Honorarabrechnungen | Nummern Ihrer Honorarabrechnungen an Medienzulieferer |
| Honorarabrechnungen Gutschriften | Nummern Ihrer Gutschriften an Medienzulieferer |
| Honorarabrechnungen Stornos | Nummern Ihrer Stornierungen an Medienzulieferer |
| Debitoren | Nummern Ihrer Debitoren |
| Kreditoren | Nummern Ihrer Kreditoren |
| Kostenstellen | Nummern Ihrer Kostenstellen |
| Kostenträger | Nummern Ihrer Kostenträger |
IT
| Benutzer | Nummern Ihrer Mitarbeiter |
|---|
Aufbau der Nummernkreise
Für die richtige Anlage der Nummernkreise finden Sie hier eine kurze Erläuterung der einzelnen Spalten.
- Zeichenanzahl: Die Zeichenanzahl definiert die Gesamtzahl der Zeichen/Stellen der Nummer inklusive Präfix.
- Präfix: Die Präfix ist eine Folge von Buchstaben und/oder Sonderzeichen und/oder Ziffern, die der eigentlichen Nummerierung vorangestellt werden soll.
- Start-Nummer: Die Start-Nummer ist der Wert, bei dem die Nummernvergabe beginnen soll.
- Aktueller Zählerstand: Der Zählerstand zeigt den aktuellen Wert des Nummernkreises.
Nummernkreise einrichten
Die standardmäßigen Nummernkreise können wie folgt angepasst werden:
- Navigieren Sie zu Administration > Firmeneinstellungen > Nummernkreise.
- Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen hinsichtlich Zeichenanzahl, Präfix und Start-Nummer in den entsprechenden Systembereichen vor.
- Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Speichern.
- Der aktualisierte Nummernbereich gilt für alle zukünftigen Datensätze, die Sie erstellen.
Tipp
Beim Import von Daten, zum Beispiel Ihrer Urheber, können auch deren Nummern übernommen werden. Ist dies vorgesehen, hinterlegen Sie einfach die fortlaufende Nummer nach dem Schema der bereits bestehenden Nummern und passen den Zählerstand entsprechend an.
Administration > Firmeneinstellungen > Nummernkreise: Nummernkreis für den Bereich Beschaffung definieren
Hinweis
Sie können die Zahlen auch manuell in den Stammdatensätzen in den Modulen Vertrieb, Einkauf, Finanzen und Verwaltung (Benutzer) von Backstage ändern.