Projektverwaltung

Übersicht

Mit Backstage können Sie Leuchtkästen, Downloads und Finanzdokumente zu übersichtlichen Projekten zusammenfassen. Jedes Projekt kann mehrere Unterprojekte enthalten, von denen jedes einen eigenen Status besitzt. Gleichzeitig verwaltet das System einen übergeordneten Gesamtstatus für das gesamte Projekt. So kann ein Projekt wie etwa eine „Van-Gogh-Ausstellung“ verschiedene Unterprojekte umfassen, zum Beispiel einen Katalog, ein Magazin oder ein Plakat.
Diese Struktur ermöglicht klare Auswertungen, wie etwa Gesamtübersichten der Projektkosten.

Das Modul Projektverwaltung ermöglicht es Ihnen, neue Projekte anzulegen und bestehende zu verwalten.

Projekte können direkt aus den Kundendaten heraus erstellt werden.

Neues Projekt erstellen

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um ein neues Projekt entweder direkt aus den Kundendaten oder über das Modul Projektverwaltung anzulegen.

1. Öffnen Sie das Fenster Neues Projekt über eine der folgenden Optionen:
   • Vertrieb > Kunden > Kunden, öffnen Sie einen Kundenstammsatz, wechseln Sie zum Tab Projekte, und klicken Sie auf Neues Projekt erstellen, oder
   • Projektverwaltung > Projekte und wählen Sie Bearbeiten > Neu.
2. Weisen Sie im Fenster Neues Projekt einen Kunden zu::
   • Wenn Sie aus dem Kundenstammsatz gestartet haben, ist der Kunde bereits vorausgewählt.
   • Wenn Sie über Projektverwaltung > Projekte gestartet haben, klicken Sie auf Stammdatensatz wählen. Im Dialog Kunden / Übersicht haben Sie zwei Möglichkeiten:
     • Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus der Liste und klicken Sie auf Auswählen, oder
     • Wechseln Sie zum Tab Neu erstellen, um neue Kundendaten einzugeben.
3. Geben Sie die Stammdaten für das Projekt ein (mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder).
   • Geben Sie einen Namen für das Projekt ein.
   • Der Kundenname wird automatisch ausgefüllt, sobald ein Kunde zugewiesen wurde.
   • Das Feld Bearbeiter zeigt automatisch den zuständigen Verkäufer an, sobald der Kunde zugewiesen wurde.
   • Setzen Sie den Status auf Offen, Geschlossen oder Inaktiv.
   • Das Erstellungsdatum wird automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt.
   • Geben Sie Veröffentlichungsdatum und Vertragsende ein.
   • Die Option Verwendungsnachweise nachverfolgen ist standardmäßig aktiviert. Sie sendet automatische Erinnerungen, wenn der Nutzungsnachweis nicht innerhalb von 30 Tagen eingeht.
4. Wählen Sie im Abschnitt Berechtigungen die Zugangsgruppen aus, die dieses Projekt sehen dürfen.
   • Sie können außerdem Zugänge gewähren, damit das Projekt im Webshop sichtbar wird.
5. Geben Sie unter Individual-Felder zusätzliche Projektdetails ein, sofern vorhanden.
6. Bestätigen Sie mit Speichern.

Fenster „Neues Projekt“: Stammdatensatz wählen

Fenster „Neues Projekt“

Unterprojekt erstellen

Sie können ein oder mehrere Unterprojekte anlegen, die zu diesem Projekt gehören. Eine Van-Gogh-Ausstellung kann beispielsweise Unterprojekte wie einen Katalog, ein Magazin oder ein Plakat umfassen.

So erstellen Sie ein Unterprojekt:

1. Öffnen Sie unter Projektverwaltung > Projekte ein bestehendes Projekt und wechseln Sie zum Tab Unterprojekte.
2. Wählen Sie Unterprojekte bearbeiten > Neu.
3. Geben Sie die Details des Unterprojekts ein (einige Felder werden automatisch aus dem Hauptprojekt übernommen).
4. Klicken Sie auf Speichern.

Tabs eines Projekts

Die folgenden Tabs stehen zur Verwaltung von Projekten und Unterprojekten zur Verfügung:

Tabs eines Projekts

Projekt

Zeigt alle Stammdaten sowie die Steuerelemente zur Vergabe von Berechtigungen für die Ansicht des Projekts.

Historie

Zeigt ein Protokoll aller Aktionen, die an diesem Projekt durchgeführt wurden.

Kontakthistorie

Zeigt alle Kontaktaktivitäten im Zusammenhang mit dem Projekt an (z. B. E‑Mails, Telefonate, Besuche).

Unterprojekte

Listet die mit diesem Projekt verknüpften Unterprojekte auf. Die Anzahl der Unterprojekte wird in Klammern angezeigt.

Belege

Enthält alle Finanzdokumente, die diesem Projekt zugeordnet sind. Hier können Sie ein neues Dokument erstellen: Wählen Sie einen Dokumenttyp und das zugehörige Projekt aus und klicken Sie anschließend auf Neu Erstellen.

Übernahme

Enthält Steuerelemente, um Daten von einem Finanzdokument in ein anderes zu übertragen – zum Beispiel von einem Angebot zu einem Lieferschein.

1. Wählen Sie den Beleg-Typ aus, den Sie erstellen möchten, sowie das zugehörige Projekt.
2. Filtern Sie die vorhandenen Belege und wählen Sie das zugehörige Projekt aus.
3. Wählen Sie die Positionen aus, die in das neue Dokument übernommen werden sollen, und klicken Sie anschließend auf neu erstellen aus selektierten Positionen.
4. Das Dokument wird erstellt. Klicken Sie auf Save.

Projekte / Bearbeitung> Tab „Übernahme“

Medienauswahl

Listet alle Mediendateien auf, die in den Projektdokumenten (und Unterprojekten) verwendet werden.

Dokumentenverwaltung

Ermöglicht das Hochladen aller Anhänge, die zum Projekt gehören – zum Beispiel Verträge oder Verwendungsnachweise.

Benachrichtigungen

Geben Sie an, welche Benutzer oder Zugangsgruppen Benachrichtigungen erhalten sollen, wenn sich das Projekt ändert oder wenn sein Status aktualisiert wird.

Projekte verwalten

Sie können auf Projekte zugreifen über:

• Vertrieb > Kunden > Tab Projekte
• Projektverwaltung > Projekte.

In der Projektübersicht können Sie die Tabellenspalten konfigurieren, um genau die Informationen anzuzeigen, die Sie benötigen.

In der Projektübersicht können Sie:

Einen neuen Eintrag erstellen

• Wählen Sie Bearbeiten > Neu.

Einen bestehenden Eintrag bearbeiten

• Doppelklicken Sie auf den Namen, oder
• wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf Bearbeiten > Öffnen.

Einen bestehenden Eintrag kopieren

• Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken Sie auf Bearbeiten > Kopieren.

Einen Eintrag löschen

• Wählen Sie den Datensatz aus und klicken Sie auf Bearbeiten > Löschen.

Projektübersichts-Fenster > Menü „Bearbeiten“

Projektvorlage erstellen

Sie können basierend auf einem bestehenden Projekt eine Vorlage erstellen, um bestimmte Felder automatisch vorab auszufüllen.

Öffnen Sie dazu das Projekt und gehen Sie zu Vorlagen > Als Vorlage speichern.

Anschließend können Sie die Vorlage entweder über das Vorlagen‑Menü oder unter Projektverwaltung > Vorlagen > Projektvorlagen auswählen.

Projekt-Fenster: Als Vorlage speichern