Sachkonten

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Übersicht

Als Sachkonto werden in der Buchführung die Konten bezeichnet, die direkt in die Bilanz oder in die Gewinn- und Verlustrechnung eingehen. Backstage ermöglicht die Anlage von Erlös- und Aufwandskonten sowie die Zuordnung dieser zu Artikeln, Medien-Artikeln und Artikelgruppen.

Bei der Verwendung eines Mediums oder einer Dienstleistung in der Belegerstellung wird automatisch das richtige Erlös- oder Aufwandskonto gesetzt. Hierfür orientiert sich das System am Land des Beleges und dem dazugehörigen Stammdatensatz (zum Beispiel Rechnungsanschrift des Kunden) und ordnet die jeweilige Verwendungsart zu.

Standardmäßig stellt Ihnen Backstage für Zuweisungszwecke jeweils Aufwands- und Erlösfelder für diese Verwendungsarten bereit:
Inland Wenn das im Beleg hinterlegte Land mit Ihrer Länderauswahl unter
Administration > Firmeneinstellungen > Firmendaten übereinstimmt.
Drittland Wenn das im Beleg hinterlegte Land kein EU-Land ist.
EU mit UST-ID Wenn das im Beleg hinterlegte Land ein EU-Land ist und das Feld USt.-ID gefüllt ist.
EU ohne UST-ID Wenn das im Beleg hinterlegte Land ein EU-Land ist und das Feld USt.-ID leer sind.

Screenshot von hervorgehobenen Feldern für Erlöskonten und Aufwandskonten im Reiter Finanzdaten, der für Medienartikel, Artikel oder Artikelgruppen verfügbar ist.
Länderbezogene Aufwands- und Erlösfelder verfügbar im Reiter Finanzdaten unter Finanzen > Einstellungen > Medien-Artikel/Artikel/Artikelgruppen

Hierbei handelt es sich um Systemfelder, die in jeder Position (Artikel) eines Beleges automatisch gesetzt werden und später für den Datenexport zu externer Finanzsoftware zur Verfügung stehen.

Sachkonten anlegen

Sachkonten lassen sich ganz unkompliziert im Finanzbereich von Backstage anlegen. Sie stehen anschließend für Zuweisungen in verschiedenen Bereichen des Systems zur Verfügung.

  1. Navigieren Sie zu Finanzen > Finanzbuchhaltung > Sachkonten und wählen Sie Bearbeiten > Neu.
  2. Legen Sie folgende Einstellungen fest:
    • Sachkontonummer: Tragen Sie die Nummer des Sachkontos ein.
    • Name: Hinterlegen Sie eine Bezeichnung für das Sachkonto.
    • Mehrwertsteuerberechnung: Legen Sie per Radio-Button fest, ob eine Mehrwertsteuerberechnung stattfinden soll, also ja oder nein.
  3. Bestätigen Sie mit Speichern

Ein Screenshot eines Fensters für ein Sachkonto, das die verfügbaren Einrichtungsmöglichkeiten zeigt.
Sachkonten anlegen

Sachkonten innerhalb der Artikel, Medien-Artikel und Artikelgruppen zuweisen

Wie Sie Sachkonten in Artikeln, Medien-Artikeln und Artikelgruppen zuordnen können, wird im Folgenden beschrieben.

  1. Navigieren Sie zu Finanzen > Artikel > Artikel bzw. Medien-Artikel oder Artikelgruppen.
  2. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz per Doppelklick oder Bearbeiten > Öffnen.
  3. Klicken Sie auf den Tab Finanzdaten und wählen Sie die Bereiche Erlöskonten und Aufwandskonten.
  4. Verwenden Sie den Button, um eine Übersicht aller Sachkonten zu öffnen.
  5. Wählen Sie das gewünschte Sachkonto und bestätigen Sie mit Auswählen.
  6. Um ein gewähltes Sachkonto wieder zu entfernen, klicken Sie auf den Button.
  7. Bestätigen Sie mit Speichern.

Screenshot eines Fensters zur Einrichtung von Artikelgruppen mit geöffnetem Reiter Finanzdaten. Die Felder für Erlöskonten und Aufwandskonten sind hervorgehoben.
Fenster ‚Artikelgruppen‘ > Tab Finanzdaten: Erlöskonten und Aufwandskonten

Hinweis

Wenn Sie generell mehr über Artikel, Medien-Artikel oder Artikelgruppen erfahren möchten, finden Sie alle Informationen in den jeweiligen FAQs.

Sachkonten in Rechnungen verwenden

Sofern die Sachkonten nicht automatisch auf Grund der vorherigen Zuordnung im Artikel, Medien-Artikel oder der Artikelgruppe ausgegeben werden, können Sie diese bei der Belegerfassung auch individuell pro Abrechnungsposten definieren.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung von Sachkonten lediglich bei unverbuchten Rechnungen durchgeführt werden kann.

Screenshot eines Rechnungsfensters, der den Bereich Erfassung der Posten zeigt. Das dem ausgewählten Artikel zugeordnete Sachkonto ist hervorgehoben.
Fenster ‚Rechnung‘ > Panel ‚Erfassung der Posten‘: Sachkonten individuell pro Abrechnungsposten definieren

Hinweis

Ausführliche Informationen zur Belegerstellung oder zur Einrichtung der Eingabemaske erhalten Sie in den FAQs „Finanzdokumente erstellen“ sowie „Erweiterte Tabellenansicht“.

Sachkonten verwalten

Eine Liste aller Sachkonten finden sie unter Finanzen > Finanzbuchhaltung > Sachkonten.

Neues Sachkonto erstellen

  • Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Neu.

Bestehendes Sachkonto bearbeiten

  • Klicken Sie doppelt auf einen gewünschten Namen oder markieren Sie diesen und wählen im Menü Bearbeiten > Öffnen.
  • Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor und bestätigen Sie mit Speichern.

Stapelverarbeitung bestehender Sachkonten

  • Markieren Sie in der tabellarischen Übersicht die zu bearbeitenden Datensätze.
    • Um eine fortlaufende Datenreihe zu markieren: SHIFT + Click.
    • Um eine nicht-fortlaufende Datenreihe zu markieren: STRG (PC) oder CMD (Mac) + Click.
  • Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Stapelverarbeitung.
  • Nehmen Sie die Anpassungen vor und bestätigen Sie mit Speichern.

Bestehende Sachkonten kopieren

  • Markieren Sie den zu kopierenden Datensatz und wählen Sie im Menü Bearbeiten > Kopieren.

Löschen bestehender Sachkonten

  • Markieren Sie die nicht mehr benötigten Sachkonten in der Übersicht und wählen Sie Bearbeiten > Löschen.