Kontaktarten
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Sie können all Ihre Kontakte zu Kunden, Urhebern und Partnern dokumentieren und so Geschäftsvorgänge für sich und Ihre Mitarbeiter nachvollziehbar machen. Keine Vereinbarung oder Absprache wird je verloren gehen. Wenn Sie diese zentral verwalten, behalten Sie die Übersicht und können alle Vorgänge jederzeit einsehen.
Die Vorgänge in der Kommunikation werden in Backstage Kontaktarten genannt. Das können ein Brief, eine E-Mail oder ein Anruf sein, um nur einige Beispiele zu nennen.
Für Ihre interne Information und zur einfachen Kategorisierung ordnen Sie Kommunikationsprozesse einem entsprechenden „Kontakttyp“ zu – beispielsweise einer E-Mail oder einem Telefonanruf. Das System bietet einige Standardkontakttypen an. Diese können Sie bei Bedarf ändern.
Das System kann Kontakttypen in weiteren Sprachen speichern, die für die Backstage-Oberfläche verfügbar sind.
Übersicht über die Kontaktarten
Kontaktarten anlegen
Kontaktarten lassen sich wie folgt für die Verwendung in Backstage erstellen:
- Navigieren Sie zu Administration > Einstellungen > Kontaktarten.
- Wählen Sie Bearbeiten > Neu aus.
- Vergeben Sie unter Name ihre interne Bezeichnung für diese Kontaktart sowie einen Namen für alle verfügbaren Backstage-Sprachen.
- Bestätigen Sie mit Speichern.
Dialog zum Bearbeiten von Kontaktarten
Tipp
Import der Kontaktarten
Eine Auswahl an Kontaktarten haben wir bereits vorbereitet. Alternativ können Sie gerne alle individuell von Ihnen benötigten Kontaktarten integrieren. Falls Sie einen Import dieser Kontaktarten wünschen, nehmen Sie bitte unter support@picturemaxx.com Kontakt mit uns auf. Sie erhalten eine Migrationsvorlage, die Sie bitte ausgefüllt zurücksenden. Diese Vorgehensweise ermöglicht es uns, Ihre Kontaktarten schnell und unkompliziert in das Programm zu importieren.
Anwendung der Kontaktarten in der Kontakthistorie
In allen Stammdatenbereichen wird Ihnen der Tab Kontakthistorie zur Dokumentation von E-Mails, Telefonaten oder beispielsweise internen Meldungen bereitgestellt.
Um einen optimalen Überblick über Ihre Kommunikation zu erhalten, können Sie alle Transaktionen mit Ihren Kunden, Autoren und Mitarbeitern hier protokollieren. Innerhalb dieser Historie stehen Ihnen die verschiedenen Kontaktarten zur Verfügung. Durch die Verknüpfung jedes Kommunikationseintrags mit dem zuständigen Mitarbeiter wird zudem ein optimaler Arbeitsablauf ermöglicht.
- Wählen Sie einen Stammdatensatz unter Vertrieb > Kunden, Einkauf > Urheber oder Verwaltung > Benutzer aus.
- Wechseln Sie innerhalb des Datensatzes zur Registerkarte Kontakthistorie. Hier können Sie E-Mails, Telefonate oder interne Benachrichtigungen dokumentieren.
- Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Art einen Kontakttyp aus, um ihn mit der Kontakthistorie zu verknüpfen.
Stammdaten > Tab Kontakthistorie: Auswahl an Kontaktarten
Kontaktarten verwalten
Eine Liste aller Kontaktarten finden Sie unter Administration > Einstellungen > Kontaktarten.
Neue Kontaktart erstellen
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten > Neu.
Bestehende Kontaktart bearbeiten
- Klicken Sie doppelt auf einen gewünschten Namen oder markieren Sie diesen und wählen im Menü
Bearbeiten > Öffnen. - Ändern Sie den Namen, auch in den anderen Sprachen.
- Bestätigen Sie mit Speichern.
Löschen bestehender Kontaktarten
- Markieren Sie die nicht mehr benötigten Kontaktarten in der Übersicht und wählen Sie Bearbeiten >
Löschen.
Hinweis
Über die integrierten Tabellenfunktionen lassen sich die Datensätze suchen, filtern und sortieren. Genauere Informationen zu diesen Funktionen sowie die Einrichtung eigener Ansichten oder die Verwendung der Exportfunktion werden Ihnen im FAQ „Erweiterte Tabellenansicht“ näher erläutert.