Erweiterte Tabellenansicht
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In nahezu allen Bereichen von Backstage werden Daten tabellarisch angezeigt. So können Sie alle Informationen ganz einfach handhaben und auswerten.
Benutzerdefinierte Tabellenansicht der Rechnung
Hinweis
Die persönlichen Tabellenansichten werden automatisch je Benutzer gespeichert. Bei jeder neuen Anmeldung werden die zuletzt gemachten Einstellungen übernommen.
Mit Hilfe der leicht anzuwendenden Tabellenfunktionen haben Sie immer volle Übersicht und können Ihre Arbeitsumgebung optimieren:
- Die Spalten lassen sich beliebig anordnen, unkompliziert hinzufügen oder entfernen.
- Mit der Sortierung und Filterung kann nach beliebig vielen Kriterien selektiert werden.
- Alle Ansichten sind individuell und beliebig an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
- Alle Daten sind exportierbar.
Steuerelemente und Funktionen der Tabellenansicht
Schnellsuche
Die Schnellsuche ermöglicht Ihnen das Auffinden bestimmter Daten anhand von Suchbegriffen. Die Suche kann dabei entweder über alle Felder oder lediglich in bestimmten Feldern ausgelöst werden.
- Klicken Sie auf Schnellsuche.
- Wählen Sie im Dropdown eine bestimmte Spalte aus oder suchen Sie in allen Feldern.
- Geben Sie Ihr Suchwort ein.
- Klicken Sie auf das Lupen-Symbol oder drücken Sie Enter.
Schnellsuche: Suche in allen Feldern
Hinweis
Die Schnellsuche filtert Ihre Ergebnisse so lange, bis Sie sie löschen. Um wieder alle verfügbaren Daten zu sehen, öffnen Sie erneut die Schnellsuche, löschen Sie den Suchbegriff und bestätigen Sie per Klick auf das Lupen-Symbol oder mit Enter. Ob die Schnellsuche, Filter oder Sortierung aktiviert wurde, erkennen Sie an der blauen Schriftfarbe des jeweiligen Menüpunktes.
Tipp
Wildcard-Suche
Zur bequemen Eingrenzung des Suchbereichs können Sie mit Wildcards arbeiten. Wildcards sind Zeichen, die als Platzhalter dienen und einzelne oder mehrere Zeichen der Suchphrase ersetzen.
Backstage unterscheidet zwei Arten von Wildcards, die zu Beginn, in der Mitte oder am Ende der Suchphrase genutzt werden können:
“?” Fragezeichen: kann als Platzhalter für ein beliebiges Zeichen benutzt werden
“*” Sternchen: kann als Platzhalter für ein oder mehrere beliebige Zeichen benutzt werden
Filter anwenden
Die Filterfunktion erlaubt sehr differenzierte, mehrstufige Selektionen.
Klicken Sie auf Filter, um aus mehreren Bedingungen zu wählen und Ihre Suchergebnisse einzugrenzen:
- Logik: Definiert die Art der Filterung:
- Und - Zeilendefinitionen werden UND-verknüpft. Es müssen alle Filterkriterien erfüllt sein
- Oder - Zeilendefinitionen werden ODER-verknüpft. Es muss ein Filterkriterium erfüllt sein
- Feld: Definiert die Suche in allen Feldern oder beschränkt sie auf ein bestimmtes Feld.
- Filter: Definiert die Art der Suche:
| Wildcard | Der Feldinhalt enthält den Wert der Eingabe. |
| Leer | Die Datensätze werden nach leeren Feldern durchsucht. |
| Nicht leer | Die Datensätze werden nach gefüllten Feldern durchsucht. |
| = | Der Feldinhalt stimmt genau mit der Eingabe überein. |
| ≠ | Der Feldinhalt stimmt nicht mit der Eingabe überein. |
| < | Der Zahl-Wert des Feldes ist kleiner als die Eingabe. |
| ≤ | Der Zahl-Wert des Feldes ist kleiner/gleich der Eingabe. |
| > | Der Zahl-Wert des Feldes ist größer als die Eingabe. |
| ≥ | Der Zahl-Wert des Feldes ist größer/gleich der Eingabe. |
- Text/Wert: Geben Sie hier ihr Suchkriterium ein.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol
, um eine weitere Zeile für ein zusätzliches Kriterium einzufügen. Das Minus-Symbol 
löscht die Zeile mit ihren Vorgaben. - Klicken Sie Anwenden.
Tabellenfilter: Suchkriterien konfigurieren
Hinweis
Bei der Verwendung der Filter lassen sich alle für die Tabellenansicht verfügbaren Felder einbeziehen, sogar wenn die betreffenden Spalten ausgeblendet sind.
Sortierung
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabellendaten absteigend zu sortieren. Klicken Sie erneut, um zur aufsteigenden Sortierung zu wechseln. Ein Pfeil neben der Überschrift zeigt die aktuelle Sortierreihenfolge an:
Tabellensortierung: Spaltenüberschrift anklicken, um Daten zu sortieren
Oder
Klicken Sie auf Sortierung.
- Feld: Legt die Spalte fest, nach der sortiert werden soll.
- Richtung: Definiert die Art der Ausgabe der Sortierung:
| Aufsteigend | Sortiert die Feldinhalte der Spalte aufsteigend, mit dem kleinsten Wert oben. |
|---|---|
| Absteigend | Sortiert die Feldinhalte der Spalte absteigend, mit dem größten Wert oben. |
Optional: Fügen Sie weitere Kriterien hinzu, nach denen sortiert werden soll, wenn der Inhalt des ersten Feldes identisch ist.
 |
Fügt eine weitere Zeile für eine weitere Sortierung ein. |
|---|---|
 |
Löscht die Zeile mit ihren Vorgaben. |
Sortierungsmenü: Sortierungsparameter konfigurieren
Um mehrstufige Sortierungen aufzuheben, klicken Sie einfach auf einen Spaltenkopf in der Tabellenansicht. Mit dieser neuen Sortierung überschreiben Sie alle bisherigen Festlegungen unter Sortierung. Alternativ können Sie auch alle Sortierungskriterien unter Sortierung entfernen und über den Button Anwenden bestätigen.
Ansicht einrichten
Um eine Tabellenansicht individuell einzurichten gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf Ansicht > Einrichten.
- Geben Sie bei Name der Ansicht einen Namen ein.
- Wählen Sie das Zeilenlayout:
- einzeilig: Für eine tabellarische Darstellung aller Datenbankfelder in einer Zeile.
- Definieren Sie die Zeilenhöhe.
- Verwenden Sie das Download-Menü, um die Auswahl der auszugebenden Datenbankfelder zu treffen.
- Verschieben Sie die Datenbankfelder an die gewünschte Position – entweder per Drag & Drop oder mit den Pfeilsymbolen.
- mehrzeilig: Für eine Darstellung aller Datenbankfelder in mehreren Zeilen.
- Fügen Sie Spalten und Zeilen ein.
- Verwenden Sie Pfeile, um Zellen zu verbinden.
- einzeilig: Für eine tabellarische Darstellung aller Datenbankfelder in einer Zeile.
- Klicken Sie Anwenden. Ihre gespeicherte Ansicht erscheint nun am Ende der Liste.
Tabellenansicht einrichten: Einzeilig
Tabellenansicht einrichten: Mehrzeilig
 |
Verbindet die Zelle unterhalb des Pfeils mit der darunterliegenden abwärts. |
 |
Trennt die verbundenen Zellen aufwärts. |
 |
Verbindet die Zelle mit der rechts danebenliegenden. |
 |
Trennt die verbundenen Zellen nach links. |
Hinweis
Die Zeilenhöhe definiert die Höhe der Zeilen. Die Mindesthöhe beträgt 24 Pixel. Falls Sie in Ihrer Ansicht Thumbnails anzeigen möchten, beachten Sie bitte, dass Sie einen ausreichend große Zeilenhöhe wählen. Für eine optimale Ansicht von Thumbnails empfehlen wir eine Höhe von 150 Pixeln. Wenn Sie einen zu kleinen Wert wählen, werden die Thumbnails entsprechend verkleinert, um in der Zeile dargestellt werden zu können.
Ansichten: Die gespeicherte Ansicht am Ende der Liste
Hinweis
Jede Tabellenansicht verfügt über eine so genannte Systemansicht, eine vordefinierte Standardansicht. Diese Systemansicht ist für jeden Benutzer zugänglich und kann nicht gelöscht werden.
Ansicht verwalten
- Um eine neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie im Menü Ansichten > Ansicht speichern.
- Um bestehende Ansichten zu verwalten, wählen Sie die bestehende Ansicht unter Ansichten. Klicken Sie auf. Ansichten > Einrichten. Modifizieren Sie die Ansicht nach Ihren Vorstellungen. Klicken Sie auf Speichern. Wählen Sie als Vorhandene Ansicht, die zu überspeichernde Ansicht.
Dialogfenster “Ansicht speichern”
- Wenn Sie eine Tabellenansicht vorübergehend geändert haben, können Sie die ursprüngliche Ansicht schnell wiederherstellen, indem Sie Ansicht zurücksetzen auswählen.
- Um eine bestehende Ansicht zu löschen, markieren Sie die gewünschte Datei aus der Liste und wählen Sie Bearbeiten > Löschen.
Export von Tabelleninhalten
Um Daten aus einer Tabellenansicht zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf Export.
- Definieren Sie das Format Ihrer zu exportierenden Datei über folgende Kriterien:
- Trennzeichen der Felder
- Begrenzungszeichen der Felder
- Zeichensatz
- Wählen Sie im Bereich Feldzuordnung für den Export die zu exportierenden Felder.
- Klicken Sie Export starten.
 |
Fügt eine weitere Spalte oder Zeile in die Ansicht ein. |
|---|---|
 |
Löscht eine Spalte oder Zeile aus der Ansicht. |
Kunden Übersicht: Tabellendaten exportieren
Tipp
Export-Vorlagen speichern
- Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > Als Vorlage speichern.
- Die gespeicherten Vorlagen finden Sie unter Vorlagen.
Hinweis
Achten Sie beim Öffnen der Exportdatei darauf, dass Sie hier die identischen Formateinstellung (Trennzeichen, Begrenzungszeichen, Zeichensatz) wie beim Export nutzen.
Spalten konfigurieren
Verwenden Sie das Kontextmenü (Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift und Klick auf das ☰‑Symbol), um Spalten ein- oder auszublenden.
Wählen Sie die Felder aus, die angezeigt werden sollen, und deaktivieren Sie diejenigen, die ausgeblendet werden sollen. Die Reihenfolge der Spalten können Sie außerdem mit den Pfeilsymbolen ändern.
Kontextmenü der Tabelle
Spaltenbreite anpassen
- Ziehen Sie den rechten Rand mit der Maus auf das gewünschte Maß.
Tabellenhöhe anpassen
Um die Höhe des sichtbaren Tabellenbereichs anzupassen, ziehen Sie den unteren Rand.
Anpassung Höhe des sichtbaren Tabellenbereichs
Tipp
Stapelverarbeitung in Tabellenansichten
- Markieren Sie die gewünschten Datensätze.
- Fortlaufende Markierung: Um eine fortlaufende Datenreihe zu markieren: SHIFT + Click.
- Nicht-fortlaufende Markierung: Um eine nicht-fortlaufende Datenreihe zu markieren: STRG + Click (Windows), CMD + Click (Mac).
- Klicken Sie auf Bearbeiten > Stapelverarbeitung.
- Bearbeiten Sie alle markierten Datensätze auf einmal.
Tipp
Maximale Tabellenansicht
Sie benötigen mehr Platz für die Spalten? In Backstage können Sie das linke Navigationsmenü sowie den Header verbergen. Klicken Sie hierfür auf den Doppelpfeil. Mit erneutem Klicken wird das Menü wieder sichtbar.
Navigationsmenü verbergen