Indexation

Aperçu

Backstage vous propose plusieurs options pour indexer vos médias. Ces options sont les suivantes :

• Traitement par lots de plusieurs centaines de médias pour une indexation simultanée.
• Mise en place de modèles pour les informations récurrentes.
• Personnalisation des masques

Edition de média

Champs des métadonnées

Backstage propose différents types de champs pour saisir vos métadonnées.

	Champ de texte simple Ajoutez des métadonnées sous forme de texte aux médias ou modifiez les métadonnées existantes. La longueur des champs est conforme à la norme IPTC, de sorte que toutes les informations relatives aux métadonnées s'intègrent lors de l’importation du média.
	Aperçu Lorsqu’une image est affichée dans le masque des métadonnées, cliquez dessus pour l’agrandir.
	Numéro d’auteur Consultez la liste de tous vos fournisseurs de contenu (auteurs et partenaires). Ces informations proviennent de vos données de base Acquisition. Vous pouvez les saisir et les modifier respectivement sous : Acquisition > Auteurs Acquisition > Partenaire Acquisition > Pools d’auteurs, syndications Cliquez sur  pour afficher les données de base de l’auteur ou du partenaire sélectionné.
	Mots-clés Saisissez un ou plusieurs termes séparés par des virgules (,) et cliquez sur Ajouter ou appuyez sur ENTRÉE. Pour éviter les informations en double, le système vérifie intelligemment les doublons.
	Droits Affiche les droits de groupe. Les droits et restrictions relatifs aux médias sont définis dans Gestion des médias > Droits. (voir FAQ Droits)
	Champs reliés Certains champs, comme les Pays, sont accompagnés d'un bouton avec 2 points. Ces champs sont liés à des données dans d'autres zones de Backstage et le bouton ouvre une liste d'éléments disponibles parmi lesquels vous pouvez choisir.
	Date L'affichage de la date dépend des paramètres de votre système. Vous pouvez également cliquer sur l'icône du calendrier pour sélectionner une date dans un calendrier.
	Classifications Le système associe les champs appropriés aux classifications. Lorsque vous commencez à taper, l'éditeur vous suggère des éléments de la classification à indexer. Vous pouvez également utiliser le bouton pour sélectionner un élément de la classification en particulier. Pour créer de nouvelles classifications, allez dans Gestion des médias > Classifications.
	Droit de lecture Vous pouvez définir les champs de métadonnées comme étant en lecture seule dans Administration > Editeurs de masques pour les afficher mais les rendre non modifiables. Les champs sont alors en gris.
	Nombre de caractères Vous pouvez activer l'option pour les champs dans Administration > Editeur de masques. Cela peut s'avérer utile, par exemple, si vous travaillez avec des partenaires qui fixent des limites de caractères.

Editer les métadonnées d'un seul média

Pour indexer un seul media :

• Allez dans Edition des médias.
• Sélectionner le dossier dans lequel se trouve le média.
• Double-cliquez sur le media ou surlignez-le et allez dans Editer > Ouvrir.
• Ajouter les données dans les champs appropriés.
• Plusieurs options pour sauvegarder :
  • Enregistrer : Pour enregistrer les métadonnées que vous venez de modifier.
  • Enregistrer et continuer : Pour sauvegarder les métadonnées et allez au média suivant.
• Enregistrer et continuer (Reprendre le texte) : Pour enregistrer les mises à jour, copier tout le texte et le coller dans le média suivant.
• Si vous souhaitez revenir à la dernière version enregistrée des métadonnées d'un média, cliquez sur Réinitialiser.

Options du menu

Menu : Editer

Le menu Editer propose plusieurs options :

Menu : Fonctions rapides

Les fonctions rapides sont des raccourcis qui vous permettent d’ajouter des médias à des séries ou des offres nouvelles ou existantes ou de définir des droits de groupe.

Menu : Fonctions rapides (Finances)

Grâce aux fonctions rapides de (finances), vous pouvez créer un document financier directement à partir de l’archive. Vous avez le choix entre le devis, le bordereau de livraison, la facture ou la facture interne.

• Sélectionnez les médias.
• Cliquez sur Fonctions rapides (Finances) > document approprié.
• Sélectionnez un client parmi la liste.
• Le document généré automatiquement s'ouvre pour être édité.
• Cliquez sur Enregistrer

Modèles d’étiquetage (Modèle d’indexation)

La fonction Modèles permet d'enregistrer les métadonnées fréquemment utilisées, de sorte que vous n'ayez pas à retaper le même texte à plusieurs reprises. Utilisez les modèles pour remplir automatiquement les champs de vos masques

Pour créer un nouveau modèle :

• Double-cliquez sur un média ou surlignez-le et allez dans Editer > Ouvrir.
• Remplissez les champs de métadonnées du masque.
• Cliquez sur Enregistrer.
• Allez dans Modèle d’étiquetage > Enregistrer comme modèle.
  • Saisissez un nom
  • Optionnel : Sélectionnez un modèle existant pour le remplacer.
• Cochez les cases que vous voulez conserver dans votre modèle.
• Cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer un modèle pour l’indexation

Pour utiliser un modèle :

• Double-cliquez sur un media ou surlignez-le et allez dans Editer > Ouvrir.

-ou-

• Sélectionnez plusieurs médias et allez dans Editer > Traitement par lot.
• Dans Modèle d’étiquetage sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
• Spécifier un mode de transfert des métadonnées :
  • Attacher : Ajouter le texte de votre modèle au texte existant dans les champs.
  • Remplacer : Remplacer le texte des champs avec le texte du modèle.

Pour gérer les modèles d’étiquetage :

Les modèles disponibles sont répertoriés dans Médias > Modèles > Modèles d’étiquettes. Vous pouvez gérer les modèles à l'aide des options suivantes du menu Editer :

Onglets des métadonnées

Backstage propose les onglets par défaut suivants, qui affichent les métadonnées et les informations disponibles sur le média :

Traitement par lot

Vous pouvez utiliser le traitement par lots pour modifier les métadonnées de centaines de médias simultanément.

• Sélectionnez les médias à indexer.
  • Pour sélectionner plusieurs médias consécutifs : SHIFT + Clic.
  • Pour sélectionner des médias non consécutifs : CTRL (Wind) or CMD (Mac) + Clic
• Allez dans Editer > Traitement par lots.
• Ajouter les métadonnées dans les champs appropriés.
• Utilisez le menu à gauche de chaque champs pour définir la façon dont vous souhaitez ajouter les données :
  • Annexer : Le nouveau texte sera placé après tout texte existant dans le champ.
  • Mettre en avant : Le nouveau texte sera placé avant tout texte existant dans le champ.
  • Remplacer : Les nouvelles données remplaceront toutes les données existantes dans le champ.
  • Ne pas modifier : Aucune modification ne sera apportée aux données dans le champ.
• Cliquez sur Enregistrer.

Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier suivants sont disponibles pour l'édition des médias dans vos dossiers.