Paiements et facturation

Puis-je modifier ou supprimer un document après l'avoir enregistré comme PO ?

R : Non. Une fois qu'un document a été enregistré comme PO, vous ne pouvez plus le modifier ni le supprimer. Le système ne permet pas de supprimé un document enregistré.

Si vous devez corriger un document enregistré, créez un avoir pour annuler le document d'origine. Vous pourrez ensuite créer un nouveau document contenant les informations correctes.

Dans la liste de prix, pourquoi la fonction Copier les prix et les textes ne copie-t-elle pas toutes les données de la liste de prix ?

R : Les données manquantes après la copie d'une liste de prix sont généralement dues à un décalage entre les lignes ou les colonnes.

Pour éviter que la copie de la liste de prix ne soit incomplète, commencez par ajouter ou supprimer des lignes et des colonnes à l'aide des boutons [+] et [–] afin que les deux listes de prix correspondent exactement. Pour copier une liste de prix entière en une seule fois, y compris toutes les lignes et colonnes, utilisez plutôt Édition > Copier.

Comment associer des comptes généraux, des taux d'imposition ou des rubriques de produits à mes médias?

R : Vous pouvez attribuer des comptes généraux, des taux d'imposition et des rubriques de produit à chaque média afin que les données financières correctes soient enregistrées au moment de la vente.

Un média désigne tout fichier JPEG, PSD, MPEG ou PDF.

Pour appliquer efficacement ces données financières, vous pouvez traiter plusieurs éléments en une seule fois :

1. Allez dans Finance > Paramètres > Articles de média.
2. Sélectionnez tous les éléments qui doivent partager les mêmes paramètres financiers.
3. Allez dans Editer > traitement par lot.
4. Dans l’onglet Général , sélectionnez le taux d’imposition et cliquez sur Enregistrer.
5. Dans l’onglet Données financières, utilisez les boutons [..] pour attribuer les comptes généraux et rubriques de produits, puis cliquez sur Enregistrer.

Cela garantit la cohérence et l'exactitude des rapports financiers pour tous les médias sélectionnés.

Puis-je supprimer une facture après l'avoir créée ?

R : Vous ne pouvez supprimer une facture que si elle n'a pas encore été enregistrée et qu'il s'agit de la dernière créée.

Les factures sont des documents financiers officiels dotés de numéros fixes ; le système limite donc leur suppression afin de garantir la cohérence et l'exactitude de la numérotation.

Pour supprimer des factures non enregistrées, triez-les d'abord par numéro de facture (les plus récentes en premier). Commencez par la facture la plus récente, sélectionnez-la, puis sélectionnez Édition > Supprimer.

Important : vous ne pouvez supprimer que les factures non enregistrées (statut : non comptabilisée) . Vous pouvez modifier une facture jusqu'à ce que vous l'enregistriez ; une fois enregistrée, vous ne pouvez plus la modifier ni la supprimer.

Puis-je facturer un média se trouvant dans un dossier Edition des médias ?

R : Non. Vous ne pouvez facturer que les fichiers publiés dans l'Archive.

Les fichiers qui se trouvent encore dans les dossiers d’import dans Edition des médias sont considérés comme en cours de traitement et ne peuvent pas être facturés, car ils ne sont pas encore visibles par les clients.

Si je modifie les métadonnées d'une image ou l'adresse d'un client, les factures correspondantes seront-elles mises à jour automatiquement ?

R : Non. Les factures existantes ne sont pas mises à jour automatiquement après leur création.

Les informations (telles que les métadonnées des images et les coordonnées du client) sont copiées une seule fois dans la facture et ne changent pas par la suite, même si vous modifiez ces informations ailleurs.

Comment puis-je facturer un média qui ne se trouve pas dans Backstage ?

R : Vous pouvez facturer un média externe en utilisant une image de remplacement.

Pour facturer des fichiers qui ne sont pas stockés dans Backstage tout en garantissant l'exactitude des données financières et des reversements :

1. Importez une image placeholder dans Backstage.
2. Appliquez des droits de métadonnées pour que cette image ne soit pas visible par vos clients.
3. Attribuez un code d'auteur au placeholder. Cela permet de garantir que chaque vente génère correctement une redevance pour le photographe concerné.
4. Insérez l'image placeholder dans la facture comme n'importe quel autre média.

Puis-je envoyer comptabiliser plusieurs documents à la fois et vérifier au préalable les champs obligatoires ?

R : Oui. Vous pouvez enregistrer comme PO plusieurs documents financiers à la fois et vérifier que les champs obligatoires sont bien renseignés avant l'enregistrement.

Cela permet d'éviter les erreurs de comptabilisation, par exemple en s'assurant que chaque ligne comporte un prix ou que les champs obligatoires au niveau du document (tels que « Objet ») sont bien renseignés.

Comment enregistrer plusieurs documents comme PO avec vérification des champs obligatoires :

1. Allez dans Finances > Gestion des postes ouverts > PO et paiements.
2. Dans le menu Editer, Sélectionnez Comptabiliser comme PO.
3. Sélectionnez le type de document que vous souhaitez enregistrer (par exemple, Facture) ou cochez la case Toutes les catégories de documents.
4. Cochez Activer le contrôle des champs obligatoires.
5. Sélectionnez les champs obligatoires que vous souhaitez que le système valide :
   • Champs des Postes (Documents | Positions ), par exemple, Prix
   • Champs du Document (Documents), par exemple, Objet
6. Sélectionnez les documents que vous souhaitez enregistrer.
7. Cliquez sur Mettre à jour.
   • Les documents dont tous les champs obligatoires ont été remplis sont enregistrés automatiquement.
   • Si certaines informations obligatoires manquent, une liste des documents à corriger avant leur enregistrement s'affichera.

Comment puis-je voir quels postes n'ont pas été réglés en raison de paiements minimaux ou partiels ?

R : Une fois le cycle de rapports terminé, tous les éléments qui n'ont pas été réglés, par exemple parce que le montant du paiement était trop faible ou qu'une partie seulement du montant a été versée, apparaissent dans le volet inférieur de l'écran de règlement.

Si vous quittez l'écran et souhaitez revoir les mêmes éléments :

1. Cochez Refaire la rapport des auteurs déjà facturés.
2. Cliquez sur Afficher la sélection.

Le système affichera les postes qui n'ont pas pu être réglés pour la période de rapport sélectionnée.

Si vous ne cochez pas la case Refaire la rapport des auteurs déjà facturés, le système n'affichera pas les postes qui ont déjà été vérifiés pour la période de rapport sélectionnée.

Pourquoi les images apparaissent-elles comme « Indisponibles » après l'import d'un rapport de ventes dans une facture ?

R : Si le thumbnail d'une image affiche « Non disponible » après l'import d'un rapport de ventes, cela signifie que le système ne parvient pas à localiser l'image associée au numéro de média.

Vous pouvez résoudre rapidement ce problème en réinitialisant le champ Numéro de média :

1. Cliquez dans le champ Numéro de média correspondant au média concerné.
2. Effacez tout le contenu du champ, puis appuyez sur Entrée pour réinitialiser le champ.
3. Cliquez de nouveau sur le champ Numéro de média, saisissez le numéro de média correct, puis appuyez sur Entrée.

Une fois la mise à jour effectuée, le système actualise les données associées et le thumbnail de l'image devrait s'afficher correctement.

Dans quel champs du rapport de ventes figure le reversement ?

R : Dans un rapport de ventes, le pourcentage de reversement apparaît dans le champ Versement en % et le montant dans le champ Total en EUR .

Qu’est ce que la Reprise du numéro de document ?

R : Le champ Reprise du numéro de document affiche le document financier d'origine dont provient le poste.

Il s'agit d'un champ en lecture seule. Le système le remplit automatiquement lorsque vous utilisez la fonction Reprise ou Transférer pour transférer le poste d'un document financier vers un autre.

Pouvons-nous mettre en place un système permettant aux clients de payer par carte bancaire ?

R : Oui, les paiements par carte de crédit peuvent être mis en place. Veuillez toutefois noter que cette option entraîne des frais supplémentaires facturés par le prestataire de services de paiement. Si vous souhaitez proposer le paiement par carte de crédit à vos clients, veuillez nous contacter afin de discuter des options disponibles et des coûts associés.

Puis-je envoyer des documents par e-mail depuis Backstage ?

R : Oui. Veuillez contacter le support afin de configurer cette option.

Une facture s'imprime dans la mauvaise devise. Comment puis-je corriger cela ?

R : Lorsque vous créez une facture pour la première fois, la devise associée à la fiche client est automatiquement reprise dans la facture. Si elle est erronée :

1. Dans la facture, sélectionnez Fonctions rapides > Enregistrement des données de base.
2. Cela ouvre la fiche client correspondante.
3. Dans Données de facturation, sélectionnez la devise correcte.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Retour à l’aperçu.
6. Pour vous assurer que la devise mise à jour est bien prise en compte, cliquez sur Mettre à jour les données de base.
7. Cliquez sur Enregistrer, et la devise sera mise à jour. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Détails pour vérifier, puis réimprimer la facture.

Puis-je modifier un taux de change dans une facture ?

R : Oui. Pour modifier le taux de change dans une facture :

1. A partir des Fonctions rapides, Sélectionnez Modifier les taux de change.
2. Saisissez les taux de change actualisés, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Sélectionnez Oui pour recalculer les montants figurant sur votre facture.

Que sont les avertissements COFI dans les données financières ?

R : Les avertissements COFI servent à afficher les remarques relatives au compte d'un client qui sont pertinentes pour la gestion financière.
Vous saisissez ces remarques dans les données de base du client, sous le sous-onglet Données Financières (par exemple, pour signaler des paiements en retard, ou des accords tarifaires). Le système affiche ensuite automatiquement ces informations sur les documents concernés afin que votre équipe en soit informée.

Ces avertissements sont réservés à un usage interne et n'apparaissent pas sur les documents imprimés.

Comment puis-je voir quels photographes ont une limite de facturation sans avoir à ouvrir chaque fiche ?

R : Vous pouvez voir d'un seul coup d'œil quels photographes ont une limite de facturation (ils ne reçoive leur rapport qu'à partir d'un montant minimum). Voici comment procéder :

1. Allez dans Acquisition > Auteurs ou Partenaires.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête du tableau et affichez la colonne Limiter la facturation.
3. Cette colonne est cochée si une valeur minimum est fixée pour cet auteur ou ce partenaire.