Métadonnées

Automatisation des métadonnées

Le numéro de média est-il intégré aux métadonnées des fichiers téléchargés ?

R : Oui. Le numéro de média est automatiquement inscrit dans le champ IPTC/PMIPTCImageNumber.
Cependant, tous les logiciels de retouche photo ne sont pas capables de lire ce champ.

Si vous souhaitez que le numéro de média apparaisse dans un champ de métadonnées plus couramment pris en charge, vous pouvez mettre à jour vos paramètres d'archivage afin de modifier dynamiquement les métadonnées téléchargées.

Pour définir des règles de modification dynamique des métadonnées dans les paramètres d'archivage :

1. Faites un clic droit sur le dossier Archive > menu contextuel > Paramètres.
2. Dans les Données générales > Modification des métadonnées sélectionnez un Champ de la base de données que vous souhaitez modifier.
3. Dans Action, sélectionnez l'action souhaitée (ajouter, remplacer, supprimer, etc.).
4. Si nécessaire, saisissez le texte ou la valeur à appliquer.
   • Pour utiliser la valeur d'un autre champ, cliquez sur le bouton […] et sélectionnez ce champ.
5. Modifiez l'option Exécution pour déterminer si la modification s'applique aux fichiers téléchargés, aux fichiers affichés, ou aux deux.
6. Ajoutez une condition si vous souhaitez que la règle ne s'applique que lorsque certains critères sont remplis.
7. Cliquez sur Enregistrer.

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Puis-je ajouter, remplacer ou supprimer des métadonnées pour tous mes médias dans Archive en une seule fois ?

R : Oui. Backstage prend en charge les règles de modification dynamique des métadonnées. Cela signifie que vous pouvez ajouter, remplacer ou supprimer des métadonnées automatiquement. Ces règles peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment.

Pour définir des règles de modification dynamique des métadonnées dans les paramètres d'archivage :

1. Faites un clic droit sur le dossier Archive > menu contextuel > Paramètres.
2. Dans les Données générales > Modification des métadonnées sélectionnez un Champ de la base de données que vous souhaitez modifier.
3. Dans Action, sélectionnez l'action souhaitée (ajouter, remplacer, supprimer, etc.).
4. Si nécessaire, saisissez le texte ou la valeur à appliquer.
   • Pour utiliser la valeur d'un autre champ, cliquez sur le bouton […] et sélectionnez ce champ.
5. Modifiez l'option Exécution pour déterminer si la modification s'applique aux fichiers téléchargés, aux fichiers affichés, ou aux deux.
6. Ajoutez une condition si vous souhaitez que la règle ne s'applique que lorsque certains critères sont remplis.
7. Cliquez sur Enregistrer.

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Pourquoi une action n'apparaît pas dans le menu latéral de mon dossier ?

R : Vous devez activer les actions pour chaque dossier avant qu'elles n'apparaissent.

Pour rendre une action disponible :

1. Faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez Paramètres.
2. Allez dans l'onglet Actions.
3. Sélectionnez les actions que vous souhaitez activer pour ce dossier.

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Si je mets à jour un modèle de mappage des champs, cela met-il automatiquement à jour les dossiers auxquels je l'ai déjà appliqué ?

R : La mise à jour d'un modèle de mappage des champs ne modifie pas les dossiers existants.

Un modèle de mappage des champs n'est qu'un ensemble enregistré de valeurs de champs que vous pouvez appliquer lors de la configuration d'un dossier. Lorsque vous appliquez le modèle, il ne remplit le mappage des champs du dossier qu'à ce moment-là.

Si vous modifiez le modèle par la suite, ces modifications ne s'appliquent pas automatiquement aux dossiers que vous avez déjà configurés. Pour utiliser le mappage mis à jour, vous devez mettre à jour manuellement le mappage des champs pour chaque dossier où vous souhaitez appliquer les nouveaux paramètres.

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Pourquoi mes crédits sont-ils tronqués ?

R : Backstage prend en charge la norme IPTC officielle. Cette norme ne prend en charge que 32 caractères pour le champ Crédit, ce qui explique pourquoi les caractères excédentaires sont tronqués.

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Puis-je transformer les champs de saisie de métadonnées en menus déroulants plutôt qu'en champs de texte libre ?

R : Oui. Vous pouvez définir un champ de métadonnées comme menu déroulant à condition qu'il s'agisse d'un champ à valeur unique.

Allez dans Administration > Champs de base de données > Médias, sélectionnez le champ, puis choisissez Modifier > Définir une liste de sélection et suivez les instructions à l'écran. Seuls les champs disposant de l’option Utiliser une liste de sélection peuvent être configurés en menus déroulants.

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Traitement par lots

Comment modifier plusieurs médias à la fois ?

R : Vous pouvez facilement modifier les métadonnées de plusieurs images en même temps de la manière suivante :

1. Sélectionnez les images que vous souhaitez modifier.
   • Pour sélectionner des images consécutives, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la première et la dernière image.
   • Pour sélectionner des images non consécutives, maintenez la touche CTRL (PC) ou Commande (Mac) enfoncée et cliquez sur chaque image.
2. Allez dans Editer > Traitement par lots.
3. Effectuez vos modifications dans le champ correspondant.
   • Par défaut, le système ajoute les nouvelles données à la fin du contenu existant. Si vous souhaitez remplacer la valeur existante, cliquez sur le petit menu situé à côté du champ et sélectionnez Ecraser. Si vous souhaitez ajouter le contenu au début, sélectionnez Mettre en avant.
4. Cliquez sur Enregistrer.

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Pourquoi le champ « By line/Pseudonyme » change-t-il automatiquement lorsque je sélectionne un code d'auteur ?

R : Les champs Code d'auteur et By line sont liés dans le formulaire de saisie des métadonnées.

Lorsque vous sélectionnez un code d'auteur, le système remplit automatiquement le champ By line avec celui enregistré pour cet auteur dans le module Acquisition > Auteurs.

Ce comportement ne peut pas être désactivé.
Si vous effectuez un traitement par lots, vous pouvez empêcher toute modification en sélectionnant Ne pas modifier à côté du champ By line.

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Lorsque j'ai traité par lots les métadonnées d'une image, les nouvelles données ont été ajoutées à la fin au lieu d'être remplacées.

R : Par défaut, le traitement par lots est configuré pour annexer les nouvelles métadonnées aux données existantes.

Vous pouvez modifier ce paramètre champ par champ dans Administration > Éditeur de masques > Edition des médias : ouvrez votre masque de métadonnées, sélectionnez un champ dans Configurer le masque, puis, dans la zone à droite, sélectionnez Ecraser ou Mettre en avant dans Standard pour traitement par lots. Enregistrez le masque et répétez l'opération pour tous les autres champs si nécessaire.

Dans les paramètres d'un masque, il est possible de définir la valeur par défaut du traitement par lots sur Ecraser, Ajouter ou Mettre en avant.

Vous pouvez définir des valeurs par défaut différentes pour chaque champ.

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Export de métadonnées

J'essaie d'exporter toutes mes métadonnées, mais un écran blanc s'affiche.

R : La fonctionnalité d'export des métadonnées vous permet d'exporter jusqu'à 100 000 lignes de données. Si vous devez en exporter davantage, veuillez faire plusieurs exports. Par exemple, effectuez une recherche par numéro de média ou par plage de dates pour fractionner vos exports.

Nous pouvons également réaliser l’export pour vous (moyennant des frais de service).

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Les résultats de ma recherche sont limités. Comment puis-je exporter des fichiers qui n'apparaissent pas dans les résultats ?

R : Lorsque vous exportez des métadonnées, le système exporte tous les enregistrements correspondant à votre recherche, même s'ils n'apparaissent pas dans les résultats visibles. Sauf si vous sélectionnez manuellement des éléments spécifiques.

Ainsi, tant que vous n'avez pas sélectionné de fichiers individuels, l'exportation inclura l'ensemble complet des données correspondant à votre recherche.

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Le fichier .txt que j'ai exporté depuis Backstage est illisible dans Excel.

R : Backstage exporte vos données sous forme de fichier .txt afin qu'elles puissent être ouvertes dans de nombreux programmes, y compris Excel. Si le fichier semble illisible lorsque vous l'ouvrez, il vous suffit de l'importer correctement.

Lorsque vous ouvrez le fichier .txt exporté dans Excel (Fichier > Ouvrir), l'Assistant d'importation de texte vous demandera comment importer le texte.

1. Sélectionnez Délimité comme type de fichier.
2. Choisissez le séparateur utilisé lors de votre export, généralement le point-virgule ( ; ) puis cliquez sur Terminer. Excel mettra le texte en forme sous forme de colonnes et vos données devraient s'afficher clairement.

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Puis-je exporter les vignettes des médias ?

R : L'outil d'export des métadonnées ne permet pas d'exporter directement les vignettes. Il existe toutefois plusieurs autres moyens d'exporter des vignettes :

Exportez les Numéro de média, puis créez des liens directs vers les preview en utilisant le format suivant :

http://www.DOMAIN.com/id/MEDIANUMBER

• Imprimez vos résultats de recherche au format PDF avec les métadonnées. Sélectionnez les images, puis cliquez sur Éditer > Générer le PDF, choisissez une mise en page et cliquez sur Générer le PDF.
• Exportez les statistiques de téléchargement (Distribution > Statistiques > Aperçu) vers Excel avec une vignette. Il vous suffit d'ajouter le champ thumbnail au modèle d'export.

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Import de métadonnées

Pourquoi mes données n'ont-elles pas été importées ?

R : L'import de métadonnées peut échouer pour plusieurs raisons. Voici les points à vérifier :

• Le tableau n'est pas correctement mis en forme en colonnes.
• Le numéro de média ou le nom de fichier utilisé comme référence n'est pas valide.
  • Les numéros de média doivent comporter les huit chiffres, y compris les zéros non significatifs.
• Il y a un espace dans la feuille de calcul après le numéro de média ou le nom de fichier, ce qui empêche le système de reconnaître le fichier.
• L'emplacement indiqué pour mettre à jour les images n'était pas le bon.
  • Pour mettre à jour les images dans Edition des médias, vous devez d'abord ouvrir le dossier, puis sélectionner Import des métadonnées.
  • Pour mettre à jour les images dans Archive, vous devez d'abord effectuer une recherche dans le dossier d’Archive, puis sélectionner Import des métadonnées.
• Le tableur contient des lignes de données manquantes.
  • Si les champs correspondants aux numéros de référence des images sont vides dans une ligne, l'importation s'interrompt, car le système considère qu'il a atteint la fin du fichier.
• Le jeu de caractères sélectionné ne correspond pas à l'encodage du fichier.
  • Par exemple, si Unicode (UTF-8) est sélectionné dans Configurer le format d’import, mais que le fichier n’est pas en UTF-8, l’import ne fonctionnera pas.
  • Pour vérifier l'encodage du fichier, ouvrez-le dans le Bloc-notes et sélectionnez Enregistrer sous. Le menu déroulant Encodage indique l'encodage actuel.
• Le fichier est trop lourd.

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Comment dois-je formater les dates pour l'importation ?

R : Pour importer des dates via la fonctionnalité d'import des métadonnées, celles-ci doivent être formatées dans la feuille de calcul sous la forme AAAAMMJJ.

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Comment faut-il formater les valeurs du champ licensetype (type de licence) pour l'import ?

R : Pour importer des données dans le champ licensetype, saisissez la valeur numérique dans la feuille de calcul :

• 1 = Droits gérés
• 2 = Libre de droits

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Comment faut-il formater les contrats d'auteur pour l'import des métadonnées ?

R : N'importez les métadonnées des contrats que si vous devez associer un fichier à un contrat non standard. Par défaut, chaque image est associée au contrat standard de l'auteur.

Pour importer des contrats, la feuille de calcul contenant les métadonnées doit inclure les numéros d'identification des contrats d'auteur. Vous pouvez les trouver dans la colonne ID sous Acquisition > Auteurs > onglet Contrat > sous-onglet Conditions contractuelles.

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Comment faut-il formater les sauts de ligne pour l'import ?

R : Pour importer correctement les sauts de ligne, enregistrez votre fichier au format CSV. Assurez-vous que votre fichier respecte les règles suivantes :

• Séparez toutes les colonnes par des points-virgules ( ; )

a;b;c;d

• Si un champ contient des sauts de ligne ou un point-virgule, placez ce champ entre guillemets doubles ( " ). Exemple avec un point-virgule à l'intérieur du champ :

a;"b;b";"c
c2";d

• Si un champ contient des guillemets doubles ( " ), échappez chaque guillemet double en le doublant ( "" ).

a;"b with "" and another character";c

Exemple :

Media Number;Caption;Field xyz
12345;"This is a caption
with multiple lines
which contains special characters like "" and ;
end";abc
23456;12345;def

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J'essaie d'importer des métadonnées pour des images non publiées. Pourquoi ne puis-je pas associer le numéro de média ?

R : Le champ Numéro de média n'est pas disponible lors de l'import de métadonnées dans la zone d’Edition des médias. Vous ne pouvez utiliser ce champ que pour les import vers l’Archive.

En effet, le système n'attribue généralement les numéros de média qu'après la publication des images. Pour les images non publiées, utilisez le nom de fichier comme champ d’attribution lors de l'import des métadonnées.

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Comment puis-je effacer les métadonnées existantes à l'aide de l'outil d'import de métadonnées ?

R : L'outil d'import de métadonnées ignore les champs qui sont entièrement vides dans votre feuille de calcul par défaut (option Sauter). Pour effacer les métadonnées existantes, sélectionnez l’option Effacer le contenu du champ.

Cela indique au système de remplacer la valeur existante par une valeur vide.

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